Quelques témoignages clients
sur notre service numérisation et archivage

Une sécurité maximale avec NUMOBILIS®

Entretien avec Thomas CAVEL / Chargé de Mission chez RFF (Réseau Ferré de France)

Pourriez-vous présenter le groupe RFF et votre activité ?
Propriétaire de 29 000 kilomètres de lignes en service, Réseau Ferré de France, établissement public de l’Etat créé en 1997, gère l’un des plus grands réseaux d’infrastructures ferroviaires en Europe. Il possède le premier réseau de lignes à grande vitesse.
RFF a pour mission de :
- Gérer le réseau ferré national
- Moderniser et développer ce réseau
- Gérer et valoriser son patrimoine
- Gérer la dette

Quels sont vos besoins aujourd’hui en matière de numérisation de documents ?
RFF développe un système de gestion électronique de documents (GED). Cet outil doit couvrir l’ensemble de la production documentaire de RFF. Toutes les activités de l’entreprise sont concernées. Les besoins de RFF, en matière de numérisation, ne sont pas intégralement identifiés. Il est toutefois très probable que les opérations de numérisation lancées par RFF aillent croissantes.

Pourquoi avoir choisi le groupe COPY-TOP et sa nouvelle offre NUMOBILIS® ?
La réponse apportée par COPY-TOP est apparue comme la mieux - disante d’un appel d’offres lancé par RFF. L’offre NUMOBILIS® était tout à fait adaptée aux besoins de RFF puisque la numérisation sur site offrait une sécurité très appréciable pour le traitement des documents (actes juridiques majeurs de RFF) à numériser.
La qualité de la prestation fournie par COPY-TOP, tant pour le traitement physique des opérations que pour le sérieux et la disponibilité des agents affectés à cette prestation, nous a donné entière satisfaction.

Proximité et qualité de travail chez COPY-TOP

Cabinet d'avocats Franklin

Pourriez-vous présenter en quelques lignes votre entreprise et son activité/spécialité ?
Fondé en 2000, Franklin a été conçu par ses associés comme une alternative indépendante et de qualité aux grands réseaux internationaux. Franklin met au service de ses clients, en France comme à l’international, les compétences d’une cinquantaine d’avocats spécialisés dans les principaux domaines du droit des affaires. Je suis en charge du suivi de certains dossiers relatifs aux fusions / acquisitions des entreprises du département Corporate. Plus précisément, mon rôle consiste à coordonner les différents départements (i.e. Droit Public, IT, Contentieux, ou Fiscal) en vue d’élaborer un rapport dans le cadre d’une due diligence ou de la mise en classeurs de documents dans le cadre d’un audit.

Quels sont aujourd’hui vos besoins en matière de numérisation et d'archivage de documents ?
La numérisation et la gravure sur CD Rom des documents font, semble-t-il, désormais parties intégrantes des négociations. L’année dernière, j’ai confié plusieurs dossiers à numériser (le plus petit dossier représentait 5 classeurs, et le plus important, plus de 80 classeurs). En revanche, un phénomène nouveau se profile, la e-room, consistant à mettre à disposition, en vue d’une data-room, des documents sur un site ultra protégé. Ce système remplacera petit à petit le papier, les risques de perte ou de vol de documents sensibles, et le déplacement d’avocats que ce soit en province ou à l’étranger qui s’avère onéreux.

Avez-vous un projet d’archivage ou de Gestion Electronique de Documents ?
Oui, ce système est géré par notre informaticien.

Pourquoi avoir choisi le groupe COPY-TOP ?
D’une part, la proximité des lieux a bien entendu joué en faveur du groupe. D’autre part, hormis l’accueil fort sympathique, la qualité de travail fut l’atout majeur qui me décida à vouloir travailler avec cette formidable équipe de l’avenue Kléber. Je ne raconterais pas toutes les aventures parfois incroyables que nous avons traversées. Je précise cependant qu’il m’est arrivé de gérer de très lourds dossiers. Et dans de telles situations, je voudrais insister sur le fait qu’il n’y a rien de plus rassurant que de pouvoir compter et discuter avec des personnes qui vous mettent en confiance devant les défis à relever. Quelque fut le dossier présenté, ou les difficultés abordées, jusqu’à présent, la coordination entre l’équipe et moi-même a toujours été efficace. Je vérifie très souvent le travail effectué non par méfiance mais parce que cela fait partie de mes tâches. Et si je notais un souci dans le montage du dossier, je n’hésite pas à contacter immédiatement Monsieur Chastel ou un membre de l’équipe en son absence pour le résoudre.

Pourquoi numériser et archiver ses documents papier ?

Me Alain DUFLOS, Avocat

Nous préférons dorénavant stocker nos dossiers réalisés sous forme de CD : En effet, chaque affaire rassemble de multiples pièces venant de diverses origines. Impossible de les mettre en un seul fichier clair et net !
Eh bien si ! Vous confiez vos classeurs avec tous les documents A4 et A3 et COPY-TOP vous rend un CD avec l’ensemble des documents et une table des matières pour vous faciliter la consultation. Il est alors bien plus aisé de travailler un dossier sur son ordinateur portable, on gagne en temps et en efficacité ! La numérisation de documents nous semble un vrai plus. Nous avons également pris l’habitude d’archiver nos documents administratifs (comptabilité, factures…) selon le même procédé. Nous avons un gain de place évident et nous avons accès aux informations en un clic.

Professionnalisme, efficacité, travail de précision

Valérie RAVIDAT / Groupe ALLTECH

Pourriez-vous présenter le groupe ALLTECH et l’activité de votre filiale en France ?
Le groupe ALLTECH a été fondé en 1980 à Nicholasville (Kentucky, USA) par le Dr Pearse LYONS, Irlandais d'origine et biochimiste de formation. Le groupe ALLTECH comprend actuellement environ 1200 personnes et est présent dans tous les pays au travers de ses filiales. Le groupe est principalement spécialisé dans la fabrication et la distribution d'additifs en nutrition animale. La filiale française comprend une quinzaine de personnes. Son siège est à Carquefou (44). Une antenne a été créée à Levallois-Perret pour abriter le service des affaires réglementaires européennes.

Quels sont vos besoins aujourd’hui en matière de numérisation de documents ?
Le service des affaires réglementaires est en charge de l'enregistrement au niveau européen d'additifs en nutrition animale. A ce titre et du fait du développement des nouvelles technologies, nous sommes amenés, de part notre activité, à dupliquer et numériser des dossiers.

Avez-vous un projet de Gestion Electronique de Documents (GED) ou d’autres projets de numérisation en 2007 ?
L'activité même de notre service étant la constitution de dossiers européens, nous les préparons en version papier et version électronique avec liens hyperactifs au niveau du sommaire et dans le texte même.

Pourquoi avoir choisi le groupe COPY-TOP ?
Lors de l'inauguration du magasin COPY-TOP de Levallois-Perret, notre société avait été invitée à un "petit déjeuner entreprises" et l'idée nous avait paru fort intéressante pour une première prise de contact. Aussi, au travers de cet événement, nous avons saisi l'occasion pour tester vos compétences sur un travail de duplication/numérisation et les résultats ont été à la hauteur de votre renommée : professionnalisme, efficacité, travail de précision.

Les meilleurs choix en matière de numérisation et d'archivage

Sophie NGUYEN / ECHANGIMMO.NET

Grâce à son réseau d’agences, COPY-TOP est capable de numériser de très grandes quantités en un temps record. La disponibilité et le conseil apportés nous a permis de faire les meilleurs choix en matière de numérisation et de solutions d’archivage.

Confidentialité avec la numérisation sur site

Maître F. à Paris 8e / Etude de Notaires

Le service NUMOBILIS® a permis la numérisation et l'archivage de nos principaux dossiers sans les sortir de l’étude. Ce qui est un gage de sécurité et de confidentialité. Les documents numérisés ont été archivés et intégrés dans un outil de gestion permettant à chaque collaborateur une consultation en quelques secondes et un partage total de l’information.