L’organisation de vos soirées entreprise de A à Z

Une entreprise, pour être dynamique et attractive pour ses employés et fournisseurs, ne doit aujourd’hui pas seulement se contenter de faire du chiffre d’affaire, mais doit également se soucier d’être une entreprise avec laquelle on a envie de communiquer et d’avoir une relation à long terme.

Dans cette même optique d’avoir une bonne ambiance aussi bien en interne quand externe, de plus en plus de grands groupes intègrent des Happiness Manager dans leurs équipes afin se charger du bien être en entreprise. Ces entreprises où il fait bon vivre sont alors répertoriées dans un classement comme « great place to work ».

On vous entend déjà vous dire derrière votre ordinateur « oui mais organiser des soirées, c’est compliqué », « oui mais on n’a pas le temps/moyens/ressources pour un tel événement ». Eh bien non ! Pas tant que cela quand on y pense bien, et c’est pourquoi on a décidé de vous accompagner pas à pas dans l’organisation d’une soirée type !

M-12 : ON COMMENCE LES DÉMARCHES !

La date

Une fois que vous avez décidé quel type d’événement organiser pour valoriser votre image de marque auprès de vos collaborateurs ou employés, il est temps de s’accorder sur une date. Comme pour un mariage, la date est essentielle afin de pouvoir élaborer un retroplanning et vous assurer de ne rien oublier et d’être dans les temps ! 

Le budget

Que ce soit à petite ou à grande échelle, élaborer un budget très tôt dans votre démarche (si possible au même moment que la date ou même avant) vous permettra de dépenser en conséquences et ainsi ne pas tout investir dans les premières démarches (lieu, invitations…) 

Liste des invités

En accord avec votre budget et lieu, faites d’ores et déjà votre liste d’invités. Pensez également à adapter votre liste à votre lieu intelligemment : trop peu d’invités dans une salle trop grande donnera une impression de vide et inversement.

Le lieu

Si vous avez déjà repéré un lieu, n’attendez pas ! Une fois votre date bloquée, il est essentiel de réserver votre lieu le plus tôt possible pour éviter de se retrouver avec sa deuxième, voire troisième option. Croyez-nous : vous méritez et pouvez avoir votre premier choix ! Tout est une question de timing (et de budget, accessoirement)

M-6 : LE CŒUR DE LA SOIRÉE

6 mois avant votre événement, il est temps de vous plonger dans une phase un peu plus artistique. Cela peut paraître très tôt pour ce type de préparations mais le fait de vous laisser une marge de manœuvre sera potentiellement très utile.

Les invitations 

Que ce soit format invitation classique ou faire-part, n’hésitez pas à ajouter un peu de créativité dans vos cartons pour donner envie à vos invités de ne surtout pas louper votre soirée ! (petit conseil d’imprimeur : la dorure fait toujours son effet !).

En complément de vos invitations papier, n’oubliez pas les outils digitaux comme l’email d’alerte « save the date »  au format html. Un moyen pratique et moderne pour assurer un maximum de visibilité à votre événement 

Les accessoires déco

Un accessoire souvent oublié mais qui fait toujours un impact monstre : le kakémono. Très mobile, vous pouvez l’utiliser comme véritable ambassadeur de votre marque durant la soirée et le positionner à différents endroits stratégiques.

Les animations

Rien de tel que des animations bien choisies pour rendre votre événement plus vivant ! Un petit film de présentation, power point, remise des prix, discours, photobooth, ne minimisez jamais l’impact des animations pour mettre une bonne ambiance et rendre votre soirée mémorable. Vous pouvez également opter pour un photocall pour permettre à vos invités de poser devant un visuel aux couleurs de votre marque, ou plus simplement juste pour rajouter une touche plus personnelle avec le nom de votre événement dans la salle de réception.

Les extras

A ne surtout pas négliger ! Que ce soit à un mariage, une soirée entreprise, ou un autre événement, les 3 éléments de déception qui reviennent le plus souvent sont : la musique, la nourriture et les photos.

M-3 : INVITATIONS ET DISCOURS !

A un mois de votre événement, tout le côté administratif doit être réglé ! Il ne manque de quelques petits points à finaliser :

• Envoyez vos invitations
• Organiser le déroulement de la soirée
• Préparer les animations et les intégrer dans la soirée

Pour un événement d’envergure plus importante qu’un simple dîner d’entreprise, il n’est pas rare qu’on ne connaisse que très peu de monde. Pour faciliter le contact entre vos invités et éviter les moments gênants ou personne ne sait vraiment comment s’appelle l’autre, vous pouvez décider d’offrir à chacun des badges nominatifs aux couleurs de votre soirée. En plus d’être une aide au contact, il sera un souvenir matériel de la soirée pour vos invités !

 Discours

Le moment d’une soirée entreprise incontournable. Même si objectivement personne n’attends le moment du discours avec impatience, il y aura toujours quelqu’un pour le réclamer ! Mieux vaut être préparé pour éviter tout moment gênant.

S-1 : LES DERNIERS DÉTAILS

La date approche à grands pas ! Si vous avez suivi notre retroplanning à la lettre, votre soirée est bien partie pour être LA soirée de l’année, une vraie réussite !

• Rappeler les invités qui n’ont pas encore répondus
• Si besoin, mettre en forme les places assises
• Reconfirmer les besoins sous-traitants

J-J : LE JOUR TANT ATTENDU

C’est bon, c’est le grand jour, tous vos efforts vont enfin pouvoir porter leurs fruits et votre soirée est pour le moment bien partie. Toujours dans un effort d’organisation et d’anticipation, ces derniers points devraient vous éviter toute catastrophe de dernière minute :

 Arriver tôt à la salle pour organiser les derniers détails

Vous et votre équipe devraient arriver au plus tard 3 à 4 heures avant l’arrivée des premiers inviter pour vous assurer que tous les kakémonos et autres supports sont bien mis en place, que le traiteur est arrivé et que tout se déroule pour le mieux.

 Briefer les extras

Un petit brief de dernière minute ne fait jamais de mal à personne, surtout lorsqu’il s’agit de votre première (ou pas d’ailleurs) soirée entreprise. Il est important que le barman, le photographe, ou encore la régie soient bien coordonnés.

Accueil des invités

On arrive à la fin de notre check-list ! Il ne vous reste plus qu’à accueillir tous vos invités et à profiter de la soirée, vous l’avez bien mérité !

 Chez COPYTOP, on ne fait jamais les choses à moitié, on vous a donc gardé un dernier petit conseil qui fait toujours son effet : si il vous reste du budget, pensez aux carte de remerciement pour les invités qui se sont déplacés ! Ce type d’attention fait toujours plaisir.