Réussir l’organisation de sa convention ou de son séminaire !

Idéal pour casser les codes habituels du travail, le séminaire d’entreprise est un moment privilégié pour ressouder les équipes et renforcer l’esprit de groupe. Autant dire que l’organisation de la convention demande le plus grand soin si vous souhaitez atteindre les objectifs, que vous vous êtes fixés.

Qu’il s’agisse d’une expérience de Team Building, de préparer l’organisation d’une convention pour le lancement d’un nouveau produit, ou d’organiser un séminaire d’intégration, l’entreprise se doit de bien définir ses attentes. Des préparatifs pour identifier le public, aux travaux d’impression des supports de communication du séminaire, en passant par l’établissement du budget de la manifestation, les étapes doivent se succéder selon un ordre prédéfini. Chaque événement représente également une manière d’afficher votre image de marque, vous devrez donc prendre soin de toutes les communications autour de la convention. Besoin d’aide pour relever le défi ?

L'organisation d'une convention, bien définir les objectifs à atteindre

Un séminaire ne s’improvise pas, tout commence par la définition le but que vous souhaitez atteindre. Un objectif bien souvent multiple, dès lors qu’il concerne plusieurs cibles, chacune étant bien évidemment aussi importante les unes que les autres.

Le séminaire devra tout d’abord permettre de délivrer le message défini ou de véhiculer les valeurs souhaitées. Que ce soit pour faire la promotion d’une innovation, afin de souligner la rupture que représente le lancement d’un nouveau service, ou pour optimiser l’implication des salariés, les participants de cette convention doivent pouvoir en tirer pleinement profit. Et cela se prépare en amont.

Les responsables de l’organisation matérielle de cet événement doivent en effet prendre en compte ces priorités dès le début des préparatifs. Réussir à convaincre les managers de l’entreprise constitue la phase préliminaire pour disposer des moyens suffisants. Les objectifs du séminaire doivent aussi être définis en fonction de cette équipe dirigeante. Celle-ci doit être en capacité de comprendre et d’analyser les retombées positives de l’organisation d’une telle manifestation.

Cette première étape vous conduit ainsi à détailler le programme de la convention, en commençant par : 

• Le choix du lieu : ce dernier est d'autant plus important qu'il aura des conséquences sur la sélection des salles de réunion, la réservation éventuelle des hébergements, l'organisation des activités au cours de ce séminaire. 
• L'élaboration précise de la convention : invitation des intervenants extérieurs, mise en place d'éventuels ateliers, organisation des conférences. 

Vous pouvez donc communiquer sur ce séminaire, dont l’organisation a été finalisée. L’impression des cartons d’invitation sera le premier support  informant les participants.

C’est également à cette période, que l’entreprise veillera à soigner sa communication en décidant l’impression de kakémonos ou de banderoles. Il pourra s’agir de rappeler les valeurs fortes, que l’entreprise souhaite véhiculer au cours de ce séminaire ou alors de souligner que la convention bénéficie d’une charte graphique particulière.

De l'organisation de la convention à l'exploitation du séminaire, des actions sur le long terme

Le séminaire pourra alors avoir lieu, et le déroulé du programme envisagé permettra de mobiliser tous les collaborateurs, en vue de la stratégie définie. Des supports de communication de la convention auront bien entendu été élaborés dans la perspective de répondre à plusieurs besoins spécifiques :

• La signalétique de la convention, pour permettre à chacun de se repérer aisément et rapidement. Les banderoles et les Roll-up pourront ainsi aider les participants à mieux se repérer tout au long du séminaire.
• Les supports imprimés des différentes interventions, pour que tous les participants puissent conserver une trace concrète de leur apprentissage. Un livre regroupant tous les messages délivrés pourra être imprimé et remis à chaque participant.
• Les supports de communication destinés aux intervenants, pour qu’ils puissent travailler dans les meilleures conditions. Un kakemono L-Banner pourra ainsi rappeler l’identité de l’intervenant ainsi que ses spécialités, en étant disposé près de la scène d’intervention.
• Les outils destinés à faciliter la prise de note pour les invités de ce séminaire ou de cette convention. Des stylos et des blocs notes peuvent ainsi être mis à disposition de tous.

 

Enfin, quel que soit l’objectif à atteindre, la convention doit rester un moment incitant à plus de convivialité, pour In Fine mobiliser les participants à s’intégrer plus en avant dans les différents projets de l’entreprise. C’est un temps fort pour l’organisation permettant de renforcer les liens l’unissant à chacun de ses collaborateurs et de créer par là-même de nouvelles relations entre les salariés eux-mêmes.

Les objets publicitaires, imprimés aux couleurs de l’entreprise, ou selon la charte graphique de la convention elle-même, font partie des attentions très appréciées de tous et participent à cette consolidation de l’esprit d’équipe.

 

Une fois le séminaire terminé, l’entreprise devra alors capitaliser sur cette manifestation pour conserver et faire perdurer cet état d’esprit. L’impression d’un magazine consacré à l’évènement pourra même être envisagée, ou la création d’un site Internet ou d’un forum, afin d’aider les participants à rester en contact. La communication des prochains séminaires pourra ainsi s’appuyer sur ces retours d’expériences permettant également de corriger certaines approches et d’en développer d’autres.