Les nouveaux usages du papier au bureau

On a pensé que l’avènement des nouvelles technologies éradiquerait le papier de nos entreprises. A tort. Le développement des nouvelles technologies a au contraire permis au papier d’acquérir un vrai rôle dans nos entreprises, au point pour certains de dire que “Le Papier Fait de la Résistance”. Utilisé intelligemment, le papier s’avère être une aide de choix et un atout pour l’entreprise. Quels usages pour le papier au bureau aujourd’hui ?

 

Le papier n’est pas mort…

Les usages d’antan

Les entreprises d’autrefois privilégiaient le papier et en faisaient un outil incontournable. Au moyen de l’impression (ce qui rendrait fier un certain Gutenberg), l’édition de rapports, la classification d’archives sont autant de choses qui ont été rendues possibles. Comme le disait le vieux dicton, par Caius Titus : “Verba volant, scripta manent”.

Les exemples sont ainsi nombreux : cahiers, bloc-notes, calepins, compte-rendu, chartes, règles de vie…

 Quelques statistiques…

Les différentes statistiques sont la preuve que ces pratiques n’ont pas été éradiquées par le numérique :

• 70 à 85 kg de papier consommés par an et par salarié,
• 10000 à 25000€ de papier consommés par an pour une entreprise,
• La consommation de papier a été multipliée par 10 depuis 1950…

 Au travail, presque tout nécessite l’utilisation de papier, l’impression, etc.

Comment profiter intelligemment du papier au bureau ?

Les usages du papier au bureau ?

Un document numérique a autant de valeur juridique qu’un document édité. Et pourtant, la création de technologies comme le Cloud computing, permettant un archivage sur des serveurs distants, ne signe pas la fin du papier. Au contraire !

 L’office branding : quand le papier parle pour l’entreprise

Par office branding, comprenez l’affichage de la charte graphique et le véhicule de la culture d’entreprise par des outils de décoration. C’est un outil marketing efficace qui “affiche la couleur” et envoie des messages positifs à l’environnement de l’entreprise.

Faire parler le papier pour son compte… Un rêve que plusieurs s’offrent, via divers outils, tels que les cartes de visites, flyers, brochures, catalogues… Les autres vont plus loin en parant leurs bureaux et espaces de travail de décorations murales telles que des posters adhésifs, stickers, affiches, etc, ou de goodies tels que des cahiers, bloc-notes, calendriers, tapis de souris et autres supports d’écritures… parés des couleurs et du logo de l’entreprise.

 Retour aux sources : le post-it et le SCRUM

La méthode SCRUM est une méthode de travail de plus en plus utilisée par les entreprises actuelles. Elle consiste en la classification de tâches selon leur état d’avancement et leur attribution à un collaborateur précis.

L’entreprise utilisatrice s’organise ainsi encore mieux en projets et gagne en vitesse d’exécution ainsi qu’en résolution de problématiques. Gage de productivité, de meilleure répartition de travail et de cohésion d’équipe, elle est plébiscitée et efficace.

Des outils collaboratifs tels que Trello existent et sont très utiles dans le cadre d’une utilisation de groupe. Mais on utilise également souvent le post-it comme “pense-bête” ou “reminder” pour ne pas oublier les tâches à exécuter. Et plutôt que de se trouver enfoui sous une liste de post-its à ne plus s’y retrouver, pourquoi ne pas appliquer cette méthode SCRUM sur un dashboard personnalisé ?

 La communication interne en entreprise

Autant que la communication externe, la communication interne s’avère tout aussi importante. C’est un facteur clé de l’entreprise, qui s’inscrit dans une dynamique d’échange d’informations. Au-delà des intranets, chat ou encore des réseaux sociaux d’entreprise, revenons sur le rôle important que peut jouer notre bon et fidèle camarade : le papier.

Pour véhiculer la bonne dynamique de l’entreprise, quoi de mieux qu’un journal interne, destiné aux salariés. Il permet de rassurer ses collaborateurs, de communiquer sur les réussites, d’annoncer les futurs projets, mais aussi de mettre les salariés au centre de la vie d’entreprise.

Certains poussent plus loin leur communication interne en s’adressant aux nouveaux arrivants via un livret d’accueil, et ainsi faciliter leur intégration.

La communication interne peut aussi s’étendre à tout l’espace de travail via des notes écrites ou des tableaux d’affichage, à accrocher dans les endroits fréquentés. Ils ont l’avantage de faire circuler rapidement l’information auprès du plus grand nombre.

 

Near Field Communication : quand le numérique se met au service du papier

Le papier et le numérique sont complémentaires… et même s’amplifient !

Le NFC est l’une de ces technologies innovantes, présentée sous forme de puce, qui permet de faire le lien entre le monde virtuel et le monde physique.

La principale caractéristique du NFC est qu’elle est automatique ! Pas besoin de télécharger d’application ou d’utiliser un QR Code, le NFC fonctionne par simple « contact » avec votre mobile.

Faire parler le papier est maintenant possible grâce à la technologie NFC.

Le NFC rend le papier « connecté » ou « intelligent », en y intégrant une puce qui permet de renvoyer directement vers l’URL de notre choix, par exemple un site internet, une vidéo, un réseau social, etc. Il suffit d’approcher son smartphone du support connecté pour que s’ouvre l’URL en question.

Tous les supports de communication peuvent être imprimés en y intégrant la technologie NFC : cartes de visites, invitations, faire-part, impressions et affiches grands formats, etc.

De quoi développer votre réseau comme jamais !

Vous l’aurez compris, le papier, utilisé à bon escient et intelligemment, a encore des beaux jours devant lui.