Booster sa productivité au travail

Nous avons tous déjà entendu de nos proches ou encore de nos supérieurs que nous devrions être mieux organisés ! Lorsque l’on commence sa carrière professionnelle, stage, CDI, job étudiant, notre charge de travail monte généralement crescendo.

Prendre de bonnes habitudes dès le départ peut être extrêmement utile lorsque le rythme s’accélère. Nous y sommes déjà tous passé, c’est pourquoi nous vous avons préparé une liste exhaustive d’astuces pour vous permettre d’être beaucoup plus productif et efficace dans ce que vous faites.

Il n’y a rien de pire que de sentir le travail s’accumuler. Tout d’un coup nous n’arrivons plus à nous souvenir de nos tâches quotidiennes, nous oublions des deadlines, nous perdons des documents… Savoir nous organiser peut véritablement nous aider à bien terminer la journée.

Rangez !

Désencombrer son bureau

Nombreuses sont les personnes qui  ont tendance à travailler sur un bureau qui a plus des airs de champ de bataille qu’autre chose.

C’est le moment de prendre 20 minutes de votre temps pour faire du tri !

Si un document peut être numérisé, créez un dossier sur votre ordinateur ; sinon, rangez-le dans un de vos classeurs prévus à cet effet. Vous pouvez également utiliser des pochettes, elles prendront moins de place et seront tout aussi utiles !

Posez-vous les bonnes questions : est-ce que ce document est important ? Devez-vous garder une version papier ou une version numérique suffit-elle ?

Une fois que vos dossiers auront une place et une fonction, il sera beaucoup plus simple pour vous de les retrouver et d’éviter d’encombrer votre bureau.

Si maintenant que vous avez découvert le chemin du désencombrement, vous ne pouvez plus vous arrêter, nous vous conseillons vivement la méthode de Marie Kondo . L’essayer c’est l’adopter !

Organiser ses dossiers

Tous vos dossiers papiers sont organisés, il est maintenant temps de vous attaquer à un autre chantier : votre ordinateur !

Il est très simple de télécharger des documents et de les ranger un peu au hasard sur son bureau sans vraiment y faire attention. Le revers de la médaille vient lorsque l’on a besoin de retrouver un document spécifique enregistré dans on-ne-sait quel dossier 6 mois plus tôt !

Comme pour votre bureau, prenez un peu de temps pour faire le tri dans votre vie digitale. Créer des dossiers par thème ou client est une bonne façon de retrouver rapidement un document.

Une fois que vous aurez fini, vous serez beaucoup plus rapide à retrouver ce que vous cherchez, il ne reste qu’à s’y tenir.

Mettez vos idées par écrit

Faites des listes quotidiennes

Lorsque votre charge de travail devient plus importante, il devient plus difficile de se souvenir de chaque petite tâche, même de routine. Les plus gros projets prenant plus de place dans vos pensées, il est compréhensible de parfois oublier de faire une petite tâche matinale qui a toutefois son importance.

Une autre petite astuce est de casser une grosse tâche en de nombreux petits points à effectuer. Un gros projet peut parfois paraître très lointain et nous avons parfois l’impression de faire du surplace alors que de petites tâches sont effectuées.

Par exemple, quand nous planifions un événement interne à l’entreprise, le projet est «Organiser la réunion annuelle». Si nous suivons la logique que nous venons de vous décrire, notre liste ressemblera plutôt à ceci :

• Réserver une salle
• Liste des invités
• …
• Engager un traiteur
• Ecrire le discours de bienvenue

Ces points étant beaucoup plus rapides à faire individuellement, nous avons alors l’impression d’avancer plus vite. Pour certaines personnes, voir une to-do list se vider est vraiment essentiel.

Pour élaborer votre to-do list quotidienne, vous pouvez utiliser plusieurs supports comme des feuilles de brouillon, des blocs-notes adhésifs ou encore des carnets de note (produit disponible le 19 mars, lien à ajouter à ce moment).

Prioriser vos tâches par ordre d’importance

Passé maître dans l’élaboration de to-do list est une chose pour booster sa productivité, mais savoir prioriser en est une autre ! En effet, dans un milieu professionnel, nous vous recommanderons toujours de prioriser toutes vos tâches. Se demander « quel est le point qui nécessite mon attention à l’instant T » est essentiel pour être plus productif.

Même si, vous attaquer tout de suite aux points les plus rapides de votre liste, vous fera vous sentir plus productif, délaisser les tâches les plus importantes est une grosse erreur. D’où l’astuce de dégrouper au maximum vos tâches les plus imposantes, quitte à créer une liste spécifique.

N’hésitez pas à utiliser un code couleur ou des étoiles pour les points les plus urgents et passez-les en priorité, le reste pourra attendre.

Utilisez des alertes

Afin de mieux réussir à tenir vos délais, nous vous recommandons d’user et d’abuser des alertes Google !

Vous avez un document à rendre lundi ? Alerte Google.

Vous devez répondre à un mail mais ne prenez pas vraiment le temps de le faire ? Alerte Google.

Créer des alertes et des rappels vous garantira de toujours respecter vos délais (à condition de ne pas les traiter comme votre réveil du matin que l’on éteint à la première occasion alors que clairement, nous n’avons aucune intention de sortir du lit).

Si vous êtes plus visuel et que vous ne vous sentez pas à l’aise avec le numérique, une méthode plus classique est de marquer son calendrier ! Simple et efficace (et visuel en prime)

 Nous venons de vous livrer nos meilleurs conseils ! Testés et approuvés par l’équipe COPYTOP. Vous nous en direz des nouvelles !

Et vous, est-ce que vous avez une astuce que nous avons oubliée ? Partagez-la !