Réussir l’organisation de sa convention ou de son séminaire !

Idéal pour casser les codes habituels du travail, le séminaire d’entreprise est un moment privilégié pour ressouder les équipes et renforcer l’esprit de groupe. Autant dire que l’organisation de la convention demande le plus grand soin si vous souhaitez atteindre les objectifs, que vous vous êtes fixés.

Un séminaire ne s’improvise pas, tout commence par la définition le but que vous souhaitez atteindre. Un objectif bien souvent multiple, dès lors qu’il concerne plusieurs cibles, chacune étant bien évidemment aussi importante les unes que les autres.

Le séminaire devra tout d’abord permettre de délivrer le message défini ou de véhiculer les valeurs souhaitées. Que ce soit pour faire la promotion d’une innovation, afin de souligner la rupture que représente le lancement d’un nouveau service, ou pour optimiser l’implication des salariés, les participants de cette convention doivent pouvoir en tirer pleinement profit. Et cela se prépare en amont.

Les responsables de l’organisation matérielle de cet événement doivent en effet prendre en compte ces priorités dès le début des préparatifs. Réussir à convaincre les managers de l’entreprise constitue la phase préliminaire pour disposer des moyens suffisants. Les objectifs du séminaire doivent aussi être définis en fonction de cette équipe dirigeante. Celle-ci doit être en capacité de comprendre et d’analyser les retombées positives de l’organisation d’une telle manifestation.

Cette première étape vous conduit ainsi à détailler le programme de la convention, en commençant par : 

• Le choix du lieu : ce dernier est d'autant plus important qu'il aura des conséquences sur la sélection des salles de réunion, la réservation éventuelle des hébergements, l'organisation des activités au cours de ce séminaire. 
• L'élaboration précise de la convention : invitation des intervenants extérieurs, mise en place d'éventuels ateliers, organisation des conférences. 

Vous pouvez donc communiquer sur ce séminaire, dont l’organisation a été finalisée. L’impression des cartons d’invitation sera le premier support  informant les participants.

C’est également à cette période, que l’entreprise veillera à soigner sa communication en décidant l’impression de kakémonos ou de banderoles. Il pourra s’agir de rappeler les valeurs fortes, que l’entreprise souhaite véhiculer au cours de ce séminaire ou alors de souligner que la convention bénéficie d’une charte graphique particulière.