La préparation, ou comment bien réussir l’organisation de son salon professionnel ?

Vous avez de fortes ambitions pour votre participation à la prochaine foire commerciale. Bien se préparer vous assure de réussir votre salon professionnel, d’en tirer les meilleurs atouts. Alors avant de pouvoir concrétiser tous ces projets, quelles sont les priorités de cette étape préparatoire indispensable ? Quelques éclairages !

La prospection sur un salon professionnel reste une des priorités pour toute entreprise. Avant de réussir à identifier de nouveaux prospects et de réaliser de nombreuses ventes, vous devez vous
assurer d’être bien préparé.
Réussir son salon professionnel implique d’optimiser la communication afin d’être bien visible au cours de l’événement, mais aussi de répondre à toutes les problématiques logistiques, en commençant par la gestion du facteur humain.

Réussir son salon professionnel, priorité à la préparation et à l’anticipation

Que ce soit votre premier salon professionnel, ou que vous soyez un habitué des évènements en tout genre, ces manifestations se préparent bien à l’avance. Il vous faudra anticiper et vous lancer dans cette phase préparatoire entre 6 mois et un an, avant la date de l’événement. Cette étape clé, qui doit vous permettre d’optimiser votre prospection lors de ce salon professionnel,
vous demandera de définir :

•  Vos objectifs (vente, prospection) : ceux-ci doivent être précis (nombre de contacts à générer, xx € de CA, etc).
•  Les messages à communiquer en priorité : le lancement d’une nouvelle collection, la valorisation des valeurs fortes de votre marque, la fidélisation de vos clients.
•  Le budget alloué à cet événement professionnel : une grande partie de ce budget sera dédié à la location de votre emplacement. En fonction de la notoriété du salon et de la taille de votre stand, le coût de ce poste pourra évoluer entre quelques centaines d’euros et plusieurs dizaines de milliers d’euros.

C’est sur ces bases que vous pouvez commencer la préparation concrète de votre salon. Il va falloir donner vie à chacune de vos décisions, en termes de communication d’une part, mais aussi de logistique d’autre part (préparation de vos équipes, information auprès de vos prospects, de vos partenaires, etc) .

Checklist : comment réussir sa communication sur un salon professionnel ?

Votre présence sur un évènement, quel qu’il soit, doit être visible, pertinente et bénéfique. Cela ne dépend pas uniquement du choix et de la taille de votre stand. En effet, lors de ces évènements, de nombreux acteurs se concentrent sur un espace réduit. Vous devez donc réussir à vous démarquer pour renforcer votre visibilité. Misez déjà en amont sur une communication forte via les réseaux sociaux qui vous permettra d’appuyer et de renforcer votre présence et créera d’elle-même viralité. A ne pas négliger.

Si l’impression d’une plaquette commerciale est une nécessité car véritable vitrine de votre activité vous pourrez la diffuser auprès de vos cibles et des visiteurs plus généralement, elle ne suffira pas à attirer l’œil des prospects, qui défileront devant votre stand. Ils doivent pouvoir vous repérer et se souvenir de vous. Le visuel et l’esthétique de votre stand s’imposent alors comme essentiels.

L’impression grand format offrant une communication impactante sera à privilégier afin de pouvoir être aperçu de loin, mais aussi pour marquer les esprits.
Si les messages à afficher sur ces supports auront été clairement définis en fonction de vos objectifs, il vous appartiendra d’adopter une charte graphique, afin de tranquilliser et sécuriser l’expérience client.

Un stop trottoir, placé au début de l’allée, pourra ainsi indiquer votre présence quelques mètres plus loin. Et le prospect sera alors en capacité de se repérer en fonction du drapeau publicitaire, que vous aurez installé au-dessus de votre stand. Ce dernier pourra aussi être personnalisé à vos couleurs, apportant encore plus de sérieux et de crédibilité à votre présence.

Anticipez c’est mettre maîtriser la performance de sa communication, c’est savoir impacter !

Tous ces supports de communication doivent en effet être créés bien en amont de l’événement, dans le respect de vos objectifs, mais aussi de votre budget. Quelques semaines avant le Jour J, il faudra bien vérifier que vous disposez de tous ces imprimés, indispensables outils pour réussir son salon professionnel.

Bien préparer la prospection salon, l'importance du capital humain

L’impression massive de vos catalogues de vente c’est bien mais cela ne suffit pas à garantir que votre prospection sera optimale pendant le salon. Votre équipe doit également être préparée à cet événement spécifique. Une formation interne pourra ainsi être organisée, afin d’optimiser la gestion commerciale pendant toute la période de la foire.

ette préparation doit également assurer que votre force de vente soit opérationnelle et efficiente au cours de l’évènement. L’impression des cartes de visite sera un impératif, afin de pouvoir répondre aux nombreux prospects, que vous espérez toucher au cours de cette manifestation.

Vos collaborateurs devront, à l’instar de ce que vous avez imaginé pour votre marque, être reconnaissables en un coup d’œil par tous les visiteurs. Une tenue aux couleurs de votre entreprise pourra être choisie, optez ici pour des t-shirts personnalisés par exemple. Dans tous les cas, il faudra vous assurer une identification rapide de chacun de vos salariés, en choisissant un badge ou un tour de cou, notamment

Enfin, la gestion de cet aspect humain implique également que vous informiez vos partenaires et vos prospects de votre présence sur cet événement ou cette foire. Il en va de la réussite de votre prospection sur le salon. Des invitations pourront être envoyées auprès de vos partenaires les plus importants, et des communiqués de presse garantiront d’informer le plus grand nombre.

Voilà dessinées les grandes lignes de votre préparation pour réussir votre salon professionnel. Vous pouvez maintenant concrétiser toutes vos ambitions, et COPYTOP vous a même préparé un guide des meilleures pratiques pour y parvenir.